Pernahkah kamu merasa bahwa meeting online lebih melelahkan? Terasa lebih banyak effort yang perlu dilakukan? Belum lagi jika koneksi terganggu dan kamu harus mengulang pembiacaraan 2-3 kali. Jika kamu mengalami hal ini, kemungkinan meeting secara virtual yang dilakukan masih belum efektif. Mungkin juga ada kesalahan-kesalahan umum yang kerap kamu lakukan. Bagaimana sih cara membuat meeting online menjadi lebih efektif dan menyenangkan?
Trik Membuat Meeting Online Lebih Efektif
Sebelum melakukan meeting online, adapun persiapan yang perlu kamu lakukan seperti:
Posisikan angle kamera
Saat meeting secara virtual, angle kamera tetap harus diperhatikan. Posisikan kamera sejajar dengan mata agar kamu tetap bisa melakukan eye contact. Jika kamu menggunakan iPad, tab, atau smartphone biasanya letak kamera akan terlalu menghadap ke atas. Maka dari itu, usahakan menggunakan laptop atau pc saat melakukan meeting online karena kamera bawaan sudah memiliki posisi yang pas.
Baca juga: Cara Belajar Efektif di Rumah Selama Covid-19
Pilih background polos
Dalam melakukan meeting, jangan lupa untuk duduk di depan background polos atau berwarna netral. Hal ini berguna agar rekan meeting tidak terdistraksi dengan barang lain yang muncul di dalam backgroundmu. Tak hanya itu, aplikasi meeting seperti Zoom memiliki fitur untuk mengganti background dan dapat optimal dalam background polos. Fitur tersebut bisa kamu manfaatkan sebagai pengganti proyektor layaknya saat kamu presentasi di kantor.
Gantilah background dengan materi meeting pada hari itu. Hal ini berguna untuk mengantisipasi anggota yang mungkin saja soundnya bermasalah atau gangguan teknis lainnya. Mereka yang hadir setidaknya sudah bisa membaca apa yang kamu bicarakan saat itu. Juga, jangan duduk membelakangi matahari karena akan membuat wajah kamu backlight.
Atur suara, volume, dan kecepatan berbicara
Selalu ingat bahwa berbicara di depan banyak orang sangat berbeda ketika kamu harus berbicara lewat media online. Maka dari itu, atur suara, volume, dan kecepatan berbicara agar semua yang hadir bisa mendengarmu secara jelas. Hindari berbicara terlalu cepat dan usahakan memberi jeda yang agak lama setelah selesai berbicara. Hal ini mencegah agar pesan yang kamu sampaikan benar-benar sampai ke masing-masing anggota meeting.
Sesi tanya jawab dalam meeting online
Walaupun tidak bertatap muka secara langsung, sesi tanya jawab tetap harus dilakukan. Hal ini berguna agar anggota meeting tidak bosan serta bisa mengulang kembali materi yang disampaikan. Dengan melempar pertanyaan dan melakukan diskusi bersama, meeting secara virtual akan dirasa lebih menyenangkan dan lebih bersemangat.
Baca juga: Belajar Bahasa Inggris Makin Seru Lewat Series Netflix
Kesalahan Umum Meeting Online
Ada kesalahan-kesalahan umum yang secara tak sadar sering kita lakukan dan ternyata mempengaruhi mood meeting online. Apa saja itu?
Terlalu menganggap santai
Masih banyak orang yang terlalu meremehkan meeting online. Salah satu contohnya adalah dengan tidak berpakaian rapi dan profesional. Dengan mental yang demikian, suasana meeting akan terasa tak bersemangat dan lesu. Maka dari itu, berpakaian selayakanya pergi ke kantor, memakai makeup, mandi, dan tetap tampil rapi di depan hadapan orang banyak. Jangan lupa juga selalu bersihkan ruangan sebelum dipakai meeting dan jangan sampai terlihat berantakan. Tutup pintu rapat-rapat sehingga tak ada distraksi dari luar yang menyebabkan meeting online menjadi terganggu.
Tidak memperhatikan etika online
Walaupun tidak tertulis, ada etika dalam meeting online yang perlu kamu patuhi dan ingat-ingat. Apa saja itu? Salah satunya adalah dengan selalu menekan tombol mute ketika kamu berhenti berbicara. Para anggota meeting tidak mau mendengar gangguan apapun apalagi sumbernya dari kamu. Mereka tidak mau mendengar suara ketikan keyboard atau bahkan suara kamu saat mengunyah makanan.
Jadi, hormati dan bersikap profesional dengan mengaktifkan mute saat kamu tidak berbicara. Selain itu, jangan lupa matikan semua notifikasi yang ada di smartphone atau komputer kamu karena hal ini sangat mengganggu jalannya meeting.
Meeting online bisa menjadi menyenangkan jika kamu dan anggota tim lainnya saling melakukan tips di atas dan berusaha menghindari kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan. Salah satu hal positif dalam melakukan meeting virtual adalah kamu bisa terhindar untuk bertemu dari atasan yang galak atau rekan kerja yang menjengkelkan. Betul?
Baca juga: 5 Tips Menjaga Kesehatan dan Produktifitas Selama WFH
Tak hanya meeting yang bisa menyenangkan, belajar online juga bisa sangat menyenangkan dengan metode yang tepat, lho! Contohnya seperti program WSE GO (Wall Street English Goes Online) yang memiliki metode seru dalam belajar bahasa Inggris. Kamu bisa belajar dari mana saja dan kapan saja tanpa harus khawatir dengan waktu yang padat. Ingin info lebih lanjut? Klik di sini.
